Составлена в _____ экз. Утверждаю _______________________________ (инициалы, фамилия) _________________________________ _______________________________ (наименование работодателя, (руководитель или иное лицо, _________________________________ _______________________________ его организационно-правовая уполномоченное утверждать _________________________________ _______________________________ форма, адрес, телефон, адрес должностную инструкцию) _________________________________ электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП) "__"___________ ____ г. "__"___________ ____ г. N _______ М.П.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего (начальника) техническим архивом

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с заведующим (начальником) техническим архивом и в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего (начальника) техническим архивом.

1.2. Заведующий (начальник) техническим архивом относится к категории руководителей.

1.3. Заведующий (начальник) техническим архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.4. Заведующий (начальник) техническим архивом подчиняется непосредственно _______________.

1.5. На должность заведующего (начальника) техническим архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

1.6. Заведующий (начальник) техническим архивом должен знать:

Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организаций);

Действующую систему классификации материалов и технической документации;

Государственные стандарты на техническую документацию;

Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению;

Порядок оформления и методы восстановления технических документов;

Основы делопроизводства;

Основы экономики, организации труда и организации производства;

Основы трудового законодательства;

Правила и нормы охраны труда.

1.7. В своей деятельности заведующий (начальник) техническим архивом руководствуется:

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя;

Настоящей должностной инструкцией;

Правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.8. В период временного отсутствия заведующего (начальника) техническим архивом его обязанности возлагаются на _______________.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий (начальник) техническим архивом:

2.1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на организацию исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.

2.2. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями организации технических документов и правильностью их оформления.

2.3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.

2.4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.

2.5. Осуществляет методическую помощь подразделениям организации в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив.

2.6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.

2.7. Осуществляет контроль за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.

2.8. Руководит работниками технического архива.

3. ПРАВА

Заведующий (начальник) техническим архивом имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающихся деятельности возглавляемого подразделения.

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.3. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению деятельности возглавляемого подразделения.

3.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями других структурных подразделений организации.

3.5. Подписывать (визировать) документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить руководству организации предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.7. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий (начальник) техническим архивом несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы заведующего (начальника) техническим архивом определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий (начальник) техническим архивом может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности заведующему (начальнику) техническим архивом может выделяться служебный автотранспорт.

Должностная инструкция разработана на основании _______________________ __________________________________________________________________________. (наименование, номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. Согласовано: юридическая служба _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г. С инструкцией ознакомлен: (или: инструкцию получил) _____________________________ _____________________ (инициалы, фамилия) (подпись) "__"___________ ____ г.

Раздел «Должностные инструкции» содержит необходимую информацию о том, как составляется должностная инструкция. Здесь вы можете найти типовые должностные инструкции по разным специальностям. Наш банк должностных инструкций включает в себя более чем 2500 разных документов. Данные должностные инструкции 2015 года составления и редактирования, а значит, являются актуальными на сегодняшний день.

Из этой статьи вы узнаете:

• какие обязанности, полномочия и права отражает должностная инструкция главного хранителя фондов архива;
• какие положения содержит типовая должностная инструкция главного хранителя фондов архива;
• за какие участки работы по этой должностной инструкции несет ответственность данный специалист в вашей организации.

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор

А.В. Львов
13.02.2012

Должностная инструкция № 224 директора архива (центра хранения документации)

г. Москва 13.02.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность директора архива.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается генеральным директором органа, в непосредственном подчинении которого находится архив.

1.3. На должность директора архива назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «историко-архивоведение», «документоведение и документационное обеспечение управления», «документоведение и архивоведение», «история» и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» – не менее пяти лет, при квалификации (степени) «бакалавр» – не менее шести лет, при наличии ученой степени – не менее трех лет либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «историко-архивоведение», «документоведение и документационное обеспечение управления», «документоведение и архивоведение», «история» и стаж работы на руководящих должностях по направлению профессиональной деятельности при квалификации (степени) «магистр» и «специалист» – не менее шести лет, при квалификации (степени) «бакалавр» – не менее семи лет.

1.4. Директор архива в своей деятельности руководствуется:

действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

уставом организации, локальными нормативными актами организации;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Директор архива должен знать:

– законы и иные нормативно-правовые акты России, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;

– нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива;

– состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;

– системы хранения и классификации архивных документов;

– нормативы условий и режимов хранения документов;

– виды справочно-поисковых средств архива;

– основы управления экономикой и финансами;

– порядок заключения и исполнения договоров и государственных контрактов;

– основы трудового законодательства;

– системы оплаты труда и формы материального стимулирования;

– основы организации труда и управления;

– порядок составления планово-отчетной документации;

– перспективы развития архивной отрасли;

– отечественный и зарубежный опыт в области архивного дела;

– основы документационного обеспечения управления;

– современные информационные технологии;

– Правила трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Директор архива подчиняется генеральному директору.

1.7. На время отсутствия директора архива (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Директор архива обязан:

2.1. Руководить:

– деятельностью архива;

– разработкой программ развития и планов работы архива;

– работой по совершенствованию структуры архива и организации труда сотрудников.

2.2. Организовывать:

– выполнение программ развития и планов работы архива;

– подготовку и представление планово-отчетной документации;

– мобилизационную подготовку архива, разработку и осуществление мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особые периоды, спасению документов в чрезвычайных ситуациях;

– аттестацию сотрудников, производить назначения, расстановку кадров;

– внедрение в работу архива автоматизированных архивных технологий;

– координированную работу структурных подразделений и производственных групп архива с целью создания наиболее благоприятных условий хранения, учета и использования документов.

2.3. Распоряжаться финансовыми ресурсами архива, обеспечивая экономию в расходовании средств, эффективное и целевое их использование.

2.4. Представлять интересы архива во взаимоотношениях с российскими и иностранными юридическими и физическими лицами, заключать договоры и государственные контракты.

2.5. Осуществлять мероприятия по эффективному использованию установленных систем оплаты труда, рациональному расходованию фонда заработной платы и своевременным расчетам с сотрудниками архива.

2.6. Принимать меры:

– по обеспечению архива квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, систематическому повышению квалификации сотрудников, созданию благоприятных условий труда, соблюдению требований трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины;

– по внедрению в практику рациональных форм и методов работы, развитию материально-технической базы архива.

2.7. Обеспечивать надлежащую техническую эксплуатацию зданий и помещений архива, соблюдение режима охраны архива, правил по охране труда и пожарной безопасности.

2.8. Участвовать в работе экспертной (экспертно-проверочной, экспертно-методической) комиссий, возглавлять научный (научно-технический) совет, дирекцию и другие коллегиальные органы архива.

3. ПРАВА

Директор архива вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Привлекать сотрудников всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач.

3.7. Распределять обязанности между сотрудниками архива, составлять должностные инструкции, контролировать их исполнение.

3.8. Готовить предложения:

– о поощрении сотрудников архива, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию;

Управления

Карачаево-Черкесской

Республики по делам архивов

Утверждаю

Глава администрации ___________________

Ф.И.О.

"____" ________________ 20___ г.

Примерная должностная инструкция
начальника архивного отдела администрации
_________________________________________________
муниципального района (городского округа)

I. Общие положения

1.1. Должность начальника архивного отдела относится в Реестре должностей муниципальной службы Карачаево-Черкесской Республики к группе "главная".

1.2. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется _________________________________________________________________.

1.3. Начальник архивного отдела назначается и освобождается от должности главой администрации.

1.4. В подчинении начальника находится (заместитель начальника, ведущий специалист, специалист).

1.5. Начальника архивного отдела в период его отсутствия замещает (заместитель начальника, ведущий специалист).

1.6. Начальник архивного отдела осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, Законом Карачаево-Черкесской Республики от 15.11.2007 г. N 75-РЗ "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 N 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 г. N 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.

II. Квалификационные требования к должности начальника архивного отдела

2.1. К образованию: наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: государственное и муниципальное управление, юриспруденция, историк-архивист, подтвержденного документом об образовании и квалификации.

2.2. К стажу работы: не менее трех лет стажа муниципальной службы или не менее трех лет стажа работы по специальности;

2.3. К уровню профессиональных знаний и навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей:

Знание и умение применять в своей деятельности федеральное и республиканское законодательство;

Способность поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

Знание аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

Наличие навыков работы с базами данных, хранилищами информации, внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе в Интернете, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, по подготовке презентаций, графическими объектами, графическими объектами в электронных документах;

Умение работать с людьми.

III. Должностные обязанности, права и ответственность начальника архивного отдела

3.1. Должностные обязанности начальника архивного отдела:

3.1.1. Руководит работой архивного отдела администрации муниципального района (городского округа) (далее - архив).

3.1.2. Разрабатывает программы развития и планы работы архива.

3.1.3. Руководит подготовкой проектов нормативных документов, регламентирующих деятельность архива.

3.1.4. Организует разработку методических документов с целью совершенствования работы архива, контролирует их внедрение в практику.

3.1.5. Ведет основные учетные документы архива.

3.1.6. Организует и координирует работу специалистов архива по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению.

3.1.7. Осуществляет контроль соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов архива.

3.1.8. Проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения.

3.1.9. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявление и учет особо ценных документов.

3.1.10. Составляет списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива.

3.1.11. Ведет переговоры с федеральными территориальными, республиканскими органами, негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования архива.

3.1.12. Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве организаций - источников комплектования архива.

3.1.13. Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение.

3.1.14. Организует работу экспертной комиссии.

3.1.15. Организует отбор и передачу документов на постоянное хранение.

3.1.16. Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.17. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в организациях - источниках комплектования архива.

3.1.18. Участвует в заключении договоров между организациями - источниками комплектования архива и отделом научно-технической обработки документов, содержащийся за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности Республиканского государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики" (далее - РГБУ "ГА КЧР") об упорядочении документов и оказании им платных услуг.

3.1.19. Участвует в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации муниципального района (городского округа) и Управления Карачаево-Черкесской Республики в области архивного дела.

3.1.20. Обеспечивает заключение трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела между администрацией муниципального района (городского округа), Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и организациями федеральной собственности, собственности Карачаево-Черкесской Республики и частной собственности, являющимися источниками - комплектования архива.

3.1.21. Организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных.

3.1.22. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архива.

3.1.23. Организует и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.

3.1.24. Способствует внедрению в работу архива автоматизированных архивных технологий.

3.1.25. Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива.

3.1.26. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива.

3.1.27. Обеспечивает использование документов архива, в том числе исполняет поступающие в архив запросы различного характера.

3.1.27. Организует выставки документов.

3.1.28. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации.

3.1.29. Организует работу читального зала архива.

3.1.30. Взаимодействует с музеями муниципального района (городского округа) в проведении информационных мероприятий краеведческого характера.

3.1.31. Участвует в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.

3.1.32. Способствует внедрению в практику работы современных научных и методических разработок.

3.2. Начальник отдела имеет право на:

3.2.1. Ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе.

3.2.2. Обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.2.3. Оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и служебным контрактом.

3.2.4. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска.

3.2.5. Получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования.

3.2.6. Участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы.

3.2.7. Повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета.

3.2.8. Защиту своих персональных данных.

3.2.9. Ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений.

3.2.10. Объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов.

3.2.11. Рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений.

3.2.12. Проведение по его заявлению служебной проверки.

3.2.13. Медицинское страхование в соответствии с федеральным законом об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации.

3.2.14. Пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.15. Иные права, которыми в пределах своей компетенции обладает начальник архивного отдела при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

3.3. Ответственность начальника архивного отдела:

3.1. Несет ответственность, установленную законодательством, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за не сохранение государственной тайны , а также разглашение сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

3.2. Несет материальную ответственность за возможный имущественный ущерб, связанный с характером служебной деятельности;

IV. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей с муниципальными служащими того же муниципального органа, муниципальными служащими иных муниципальных органов, государственными органами, другими гражданами, а также организациями

4.1. Служебное взаимодействие осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О некоторых вопросах муниципальной службы в Карачаево-Черкесской Республике", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Карачаево-Черкесской Республики "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", Законом Карачаево-Черкесской Республики "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики", Положением об архивном отделе, а также указаниями и резолюциями руководителя.

4.2. Поручения и указания начальнику даются главой администрации, куратором архивного отдела в устной или письменной форме по вопросам деятельности архивного отдела.

4.3. В целях исполнения служебных обязанностей и поручений начальник отдела вправе обращаться к другим специалистам архивного отдела, РГБУ "ГА КЧР", работникам иных государственных органов, органов местного самоуправления, гражданам и в организации.

4.4. Начальник архивного отдела осуществляет взаимодействие с начальниками архивных отделов администраций муниципальных районов и городских округов, директорами РГБУ "ГА КЧР" и его филиалов, территориальными органами федеральной и республиканской власти по решению вопросов, относящимся к его компетенции.

V. Перечень государственных, муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

5.1. Начальник в соответствии с административным регламентом "Информационное обеспечение граждан, организаций и общественных объединений по документам Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики, находящимся на временном хранении в архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Карачаево-Черкесской Республики" и Положением об архивном отделе оказывает гражданам и организациям следующие услуги:

5.1.1. Предоставление гражданам, организациям архивных справок, архивных копий, выписок из архивных документов.

5.1.2. Проведение консультаций, разъяснения по вопросам, относящимся к его компетенции.

VI. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципального служащего

6.1. При оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности начальника архивного отдела учитываются следующие показатели:

Планирование работы (расстановка приоритетов в работе, порядок в документации);

Выполняемый объем работы (количество завершенной и текущей работы вне зависимости от качества);

Качество выполненной работы (тщательность и аккуратность, независимо от количества);

Ответственность (исполнение обязанностей в срок с минимумом контроля);

Самостоятельность (способность выполнять задания без жесткого контроля);

Дисциплина (соблюдение служебного распорядка и сроков выполнения работы).

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего архивом, образец 2019/2020 года. Должностная инструкция заведующего архивом должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

В должностной инструкции заведующего архивом должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего архивом

1) Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать

2) Заведующий архивом при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего архивом

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Заведующий архивом принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий архивом должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• основы организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего архивом

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,.обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

15. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего архивом

Заведующий архивом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

начальника архивного отдела администрации Инжавинского района

1. Общие положения

1.1 Муниципальный служащий – Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Инжавинский район (далее – начальник Отдела) является муниципальным служащим и осуществляет профессиональную служебную деятельность в соответствии с настоящей должностной инструкцией .

1.2 Начальник Отдела назначается на должность по итогам конкурса и освобождается от должности муниципальной службы распоряжением главы муниципального образования района. Начальник Отдела непосредственно подчиняется главе района и заместителю главы администрации, курирующего исполнение.

2. Квалификационные требования

2.1. Для замещения должности начальника Отдела устанавливаются следующие требования:

2.1.1 наличие высшего профессионального образования;

2.1.2 наличие не менее четырех лет стажа муниципальной (гражданской) службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности;

2.2 наличие профессиональных знаний, навыков включая знание Конституции Российской Федерации , указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации,

Правил работы Архивов, утвержденных Федеральным Законом от 01.01.2001 «Об архивном деле в РФ», устава Тамбовской района, Закона Тамбовской области «О муниципальной службе в Тамбовской области», Закона «Об архивном фонде Тамбовской области»,

3.8.4. Использует документы в социально-экономических и культурно-

просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в печати, в

установленном порядке представляет документы архива учреждениям и

гражданам с целью их научного и практического использования.

3.8.5. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу.

3.8.6. Ведет по фондовый статистический учет документов учреждений.

3.8.7. Вносит на рассмотрение органа местного самоуправления предложения

по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве.

3.8.8. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат

к хранящимся документам.

3.8.9. Обеспечивает сохранность документов в архиве, систематически

проводит проверки наличия дел.

3.8.10. выдает в установленном порядке документы во временное пользование;

3.8.11. Рассматривает предложения и жалобы, относящиеся к компетенции отдела, проводит прием граждан, ведет журнал входящей, исходящей документации.

3.8.12. Информирует орган местного самоуправления архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном фонде и архиве.

3.8.13. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПК архивного отдела

поступление от учреждений описи дел.

3.8.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов,

организации документов в делопроизводстве учреждений.

3.8.15. Проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив.

3.8.16. Представляет сведения о работе архивного отдела в Управление культуры и архивного дела области, администрации муниципального образования; готовит информацию для размещения на сайте архивного отдела администрации района; следит за своевременным размещением информации, касающейся работы архивного отдела, за достоверностью и полнотой размещаемой информации.

3.9. надлежащим образом исполняет обязанности муниципального служащего, установленные в соответствии с федеральным и областным законодательством;

3.10. соблюдает установленные федеральными законами запреты и

ограничения, связанные с прохождением муниципальной службы;

3.11. бережет и рационально использовать муниципальное имущество,

предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;

3.12. принимает участие в профилактике терроризма и экстремизма, а так же минимизации и (или) ликвидации последствий проявления терроризма и экстремизма на территории района;

3.13. оказывает методическую, консультативную, информационную помощь главам сельсоветов и поссовета района в пределах компетенции;

3.14. осуществлять иные полномочия, установленные федеральным и областным законодательством.

3.15. уведомляет представителя нанимателя (работодателя), органы

прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений в соответствии с федеральным законом от 01.01.01 года «О противодействии коррупции».

3.16. Начальник Отдела в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее – Федеральный закон о муниципальной службе) обязан:

3.16.1. соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Устав Тамбовской области, законы Тамбовской области, иные нормативные акты тамбовской области, Устав Инжавинского района и иные муниципальные правовые акты и обеспечивать их исполнение;

3.16.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;

3.16.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;

3.16.4 . соблюдать установленные в администрации района правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

3.16.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

3.16.6. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения , об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах , об имуществе и обязательствах имущественного характера);

3.16.7. соблюдает Кодекс этики служебного поведения муниципальных

служащих администрации района.

4 Права начальника архивного отела администрации района

Основные права начальника отдела определены статьей 11 Федерального

закона от 01.01.01 года «О муниципальной службе в

Российской федерации».

Исходя из установленных полномочий, начальник отдела имеет право на:

4.1.реализацию установленных федеральными законами основных прав муниципального служащего;

4.2. основные и дополнительные гарантии, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

4.3. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;

4.4. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;

4.10. защиту своих персональных данных;

4.11. ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;

4.12. рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством, защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;

6.1.7. с учреждениями, предприятиями, организациями и иными структурами, а также гражданами по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с действующим законодательством.

6.2. поручения и указания начальнику отдела даются вышестоящими руководителями или лицом, исполняющим его обязанности в письменной форме;

6.3. объяснительные и докладные записки, иные заявления на имя вышестоящего руководителя начальник отдела представляет в письменной форме;

6.4. начальник отдела вправе в устной форме давать разъяснения по вопросам компетенции отдела представителям организаций и гражданам только по поручению вышестоящего руководителя.

7. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

Эффективность профессиональной служебной деятельности начальника Отдела оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения планов, поручений;

качеству предоставляемых услуг;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время , расставлять приоритеты;

творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий , способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):__________________________________