1.2 Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

Организует эффективное управление проектами;

Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

Сокращение трафика при работе в распределенной среде;

Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

Высокий уровень защиты информации;

Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

Организовать эффективную работу с договорами;

Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

Повысить эффективность работы с заявками;

Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

Повышение качества оказания государственных услуг;

Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

Повышение прозрачности и открытости деятельности;

Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Автоматизация учета наличия и движения персонала

Руководство любого эффективно действующего предприятия уделяет значительное внимание кадровой политике. Кадровый учет и планирование являются неотъемлемой составной частью единого процесса управления предприятием...

Автоматизированные информационные системы управления персоналом предприятия

Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом является БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи...

Внедрение информационных технологий в процесс управления организацией

Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации: - управление и бухгалтерский учет - финансовый менеджмент - управление персоналом - логистика - маркетинг и...

Деятельность секретаря-референта в современной организации

Женщина и бизнес

Портрет идеальной женщины изобразили М. Хенинг и А. Жарден. Это яркая личность, она женственна, не жестока и не холодна, интеллектуально и физически активна, решения принимает сама...

Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности...

Система электронного документооборота Босс-Референт

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти...

Стратегическое управление организацией на примере компании Ernst&Young

Компания Ernst&Young в настоящее время представляет собой глобальное партнёрство национальных аудиторских компаний. Крупнейшая из них работает в США. У компании имеется 709 офисов в 140 странах мира...

Сутність професії "референт"

1.1 Співвідношення поняття "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника" У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів...

Сутність професії "референт"

Сутність професії "референт"

Серед умов до працівників, а саме секретарів-референтів, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити...

Система электронного документооборота Босс-Референт создана в 1996 году и до сих пор удерживает лидирующие позиции на российском рынке приложений класса ECM. СЭД БОСС-Референт автоматизирует документооборот компании и оптимизирует делопроизводство. Эта система подходит для автоматизации документооборота государственных структур и частных крупных компаний, холдингов, средних предприятий.

На базе БОСС-Референт работает электронный документооборот в Федеральной налоговой службе РФ (более 130 тыс. пользователей), в МТС к системе подключено более 25 тыс. сотрудников.

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

  • позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;
  • помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;
  • организует эффективное управление проектами;
  • улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

СЭД ориентирована на потребности той части коммерческих и государственных организаций, которые выбирают СЭД, прежде всего, для введения и поддержки регламентов, обеспечивающих быстрое принятие решений и контроль их выполнения.

Руководители таких организаций рассматривают внедрение СЭД как необходимое условие: а) повышения управляемости организаций, б) поддержания целостности организации в условиях роста и расширения бизнеса, в) придания организациям способности к быстрым изменениям в ответ на внешние требования и для решения внутренних задач развития.

Результаты проекта

В ходе проектов по внедрению СЭД БОСС-Референт решаются следующие основные задачи:

  • Анализ и уточнение регламентов документооборота, принятых в организации. В случае отсутствия регламентов выполняется их разработка.
  • Реализация в СЭД утвержденных регламентов делопроизводства и документооборота.
  • Автоматизация работы с корреспонденцией.
  • Разработка и реализация процедур контроля исполнительской дисциплины.
  • Обучение конечных пользователей работе в СЭД согласно регламентам.
  • Обучение специалистов заказчика настройке, адаптации и разработке регламентов электронного документооборота.

В результате внедрения СЭД БОСС-Референт организации, как управленческие структуры, получают возможность стать существенно более контролируемыми, адаптивными и, следовательно, более конкурентоспособными.

Акцент на управление

СЭД БОСС-Референт, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает развитые функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Поэтому при разработке новой, третьей, версии акцент был сделан на автоматизацию процедур принятия решений по документам.

Эти усилия были реализованы в двух новых модулях системы: «Настройка принятия решений» и «Принятие решений», использующих механизмы workflow. Первый из них позволяет быстро создавать и модифицировать электронные регламенты работы с документами, второй – обеспечивает работу по ним конечных пользователей.

Новые модули СЭД БОСС-Референт охватывают три процесса работы с документами:

  • подготовку документа (создание и согласование), т. е. подготовку решения, которое фиксируется в документе;
  • собственно принятие решения по документу (подписание, утверждение).
  • исполнение решения, содержащего в документе (регистрация документа, отправка адресату, формирование поручений, ознакомление, рассылка).

Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах.

Настраиваемое решение и конструктор

СЭД БОСС-Референт v.3 представляет собой сочетание готового настраиваемого решения и конструктора, позволяющего в ходе проекта автоматизировать процедуры документооборота, присущие только данному заказчику.

  • Настраиваемое ядро СЭД БОСС-Референт образуют входящие в базовую поставку системы типовые электронные регламенты документооборота общих управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, писем и организационно-распорядительных документов.
  • Адаптация системы для учета специфики заказчика состоит в конструировании типовых регламентов документооборота для специализированных документов из готовых блоков системы – этапов прохождения документов (подготовка, согласование, регистрация и т.д.), блоков согласования (параллельное, последовательнее, с переходами по условиям) и карточек документов. Конструирование выполняется средствами продуктов IBM – Lotus Domino Designer и Lotus Workflow Architect.

Модифицировать встроенные регламенты документооборота и создавать новые специализированные регламенты могут специалисты заказчика (при наличии необходимой квалификации) или – в рамках заказной разработки – сотрудники компании Аплана и ее сертифицированных партнеров.

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 130 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Для кого предназначена СЭД БОСС-Референт

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Какие управленческие задачи помогает решать СЭД БОСС-Референт

  • организовать эффективную работу с договорами;
  • сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;
  • автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;
  • обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;
  • повысить эффективность работы с заявками;
  • реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы;
  • наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Какие результаты дает внедрение СЭД БОСС-Референт

В органах власти:

  • повышение качества оказания государственных услуг;
  • улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;
  • повышение прозрачности и открытости деятельности;
  • снижение расходов на обеспечение работы органов власти;
  • создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Для коммерческих компаний:

  • повышение управляемости;
  • оперативное реагирование на изменения;
  • увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Какие преимущества определяют лидерство СЭД БОСС-Референт

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

  • быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
  • легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
  • возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;
  • широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
  • возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
  • большой потенциал для роста масштабов системы - по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
  • снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;
  • обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
  • простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;
  • обеспечение высокой степени безопасности данных;
  • одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;
  • эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Описание СЭД Босс-Референт

Использование СЭД БОСС-Референт в управленческом процессе приводит к оптимизации движения корпоративных документов, ускорению принятия решений менеджментом организации и улучшению качества управления, повышению исполнительской дисциплины и эффективности работы персонала. Система электронного документооборота Босс-Референт окупается в срок от 6 месяцев до 2-х лет.

Программа БОСС-Референт помогает организовать документооборот по стандартам системы менеджмента качества и является надежным помощником в решении управленческих задач.

Использование системы:

Позволяет в максимальной степени отказаться от бумажного документооборота;

Помогает оптимизировать работу с договорами, заявками;

Организует эффективное управление проектами;

Улучшает контроль исполнения заданий и поручений руководства.

При внедрении системы электронного документооборота БОСС-Референт в государственных и властных структурах создается база для налаживания обмена информацией с внешними пользователями по типу «электронного правительства» и организации работы порталов государственных услуг. Программный продукт БОСС-Референт обеспечивает прозрачность деятельности и повышение качества предоставляемых государством услуг. Система позволяет сократить бюджетные расходы на содержание органов власти, повысить продуктивность и эффективность управления, лучше контролировать исполнительскую дисциплину. В частных организациях создание системы повышает оперативность управленческих решений, производительность работы персонала за счет сокращения времени обработки документа и поиска необходимой информации.

СЭД БОСС-Референт имеет ряд неоспоримых преимуществ, а именно:

Создание единого информационного поля в организациях с широкой филиальной структурой;

Быстрое внедрение с адаптацией под требования организации с подключением к решению этих вопросов специалистов заказчика;

Удобный и доступный интерфейс позволяет персоналу организации без напряжения в короткие сроки освоить работу в системе;

Эффективная работа пользователей осуществляется через клиента Lotus и web;

Надежная работа системы, сопровождение и администрирование во всех филиалах из единого центра в режиме 24/7;

Сокращение трафика при работе в распределенной среде;

Широкие возможности для роста системы по количеству пользователей, типов документов, площадок;

Высокий уровень защиты информации;

Богатый и успешный внедренческий опыт, профессионализм разработчиков;

Привлекательная и доступная цена при высоком качестве работы системы.

Создание системы электронного документооборота в компании включает покупку необходимого количества лицензий, работы по постановке и внедрению системы, обучение персонала, организацию поддержка и сопровождения системы. Партнеры компании БОСС-Референт осуществляют продажу лицензий конечным пользователям. Необходимо приобрести лицензии на программу БОСС-Референт и лицензии на платформу IBM Lotus Notes/Domino по количеству пользователей в системе.

В результате внедрения системы электронного документооборота организация получает возможность наведения порядок в документообороте, сокращения времени обработки документов, улучшения контроля исполнения документов. Повышается оперативность принятия решений менеджментом компании за счет быстрого поиска нужной информации. В конкурентной борьбе важным аспектом является сохранность информации, которую СЭД БОСС-Референт обеспечивает в полной мере. Создание единого информационного пространства улучшает взаимодействие между органами власти, делает деятельность государственных структур более прозрачной.

Систему электронного документооборота, построенную на основе системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт, можно условно представить в виде совокупности нескольких слоев.

Система БОСС-Референт состоит из следующих модулей:

«Железо» сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания и прочие технические средства.

Рисунок 1 - Слои системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт

Операционная система: сетевая операционная система Windows, Linux, другие и транспортные протоколы, объединяющие в единый комплекс все «железо».

Lotus Notes/Domino - прикладная программная платформа, являющаяся надстройкой над сетевой операционной системой и включающая средства хранения документов, репликации (синхронизации) данных, полнотекстового поиска, электронной почты и другие важные механизмы.

БОСС-Референт - прикладные взаимосвязанные программные модули, работающие в среде Lotus Notes/Domino и поддерживающие бизнес-процессы управленческого и, частично, функционального документооборота.

Организационное и нормативное обеспечение: регламенты, правила работы, инструкции для пользователей и администраторов системы и т. п.

В состав БОСС-Референт входит набор взаимосвязанных подсистем, предназначенных для создания системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Рисунок 2 - Структура электронного документооборота «БОСС-Референт»

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» - отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) - более 85 000 пользователей, и в компании МТС - система объединяет более 25 000 сотрудников.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.


Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов.


Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

Организовать эффективную работу с договорами;

Сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

Автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

Обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

Повысить эффективность работы с заявками;

Наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

Повышение качества оказания государственных услуг;

Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

Повышение прозрачности и открытости деятельности;

Снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет.

Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

Преимущества для коммерческих компаний:

Повышение управляемости;

Оперативное реагирование на изменения;

Увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

Преимущества:

Быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

Легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

Возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

Широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

Возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

Снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

Обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

Простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

Обеспечение высокой степени безопасности данных;

Одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

Эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений.

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.